Format P – Webb- och grafisk design

Excel för beställning och fakturahantering

När jag startade min verksamhet med FORMAT P för ca 2,5 år sedan började jag ganska snabbt att bygga ett eget, enklare system för min stundande kund- och fakturahantering.

Min bakgrund som datalärare har gett mig hyfsat goda kunskaper i Office-paketet, så jag valde att göra allt i form av en Excel-fil. Så här fungerar det.

Mitt eget system för fakturahantering

Att skapa ett sådant här system från grunden är ett utmärkt sätt att lära sig mera om Excel, men också att få det skräddarsytt precis efter sina egna behov. Jag satt länge och väl med detta, testade olika idéer och formler för att få det som jag ville.

Mitt system är enkelt och passar för den enskilda företagaren som arbetar på liknande sätt som jag. Det vill säga om man säljer tjänster lite då och då och inte håller några lager av produkter.

Excel-filen är skapad i MS Excel 2007 och har uppdaterats nu under 2011. Den innehåller följande funktioner.

Företagets uppgifter

På denna flik läggs diverse uppgifter om företaget in. Dessa uppgifter hämtas sedan in på olika platser på andra flikar, t.ex. till faktura-mallen.

Kundregister

Här läggs alla kunder upp som företaget knyter till sig. var och en får ett eget kundnummer. Uppgifter som företagsnamn, namn på referensperson, adress, telefon m.m. återfinns här.

Beställningar

Här läggs varje ny beställning upp på en egen rad med eget fakturanummer, vilket utgör underlag för en ny faktura. Orderdatum och fakturadatum anges, vilket sedan visas i fakturamallen.

Prislista

Om man vill, kan man lägga upp benämningarna på sina tjänster här, samt pris. Detta kan sedan utnyttjas i en av fakturamallarna för att hämta in specifikationen automatiskt.

Faktura från prislista / Faktura

Två olika fakturamallar gör att du kan välja om du vill utnyttja det som står i prislistan och generera specifikationen automatiskt, eller skriva din specifikation själv. Automatisk inhämtning av kunduppgifter och datum när du skriver in beställnings-/fakturanumret. Varje ny faktura sparas och lagras manuellt som PDF-fil.

Vill du prova min Excel-fil?

Dokumentmallen är till salu. Tror du att den kan passa dig, så hör gärna av dig via mail för mer information. Det medföljer också en manual som visar hur man kommer igång och anpassar filen efter egna behov, samt lägger in sin logga i fakturamallarna.

Kommentarer till “Excel för beställning och fakturahantering

  1. Joakim

    Hej Pia
    Läste om faktura och kund registeret du har i Excel. Är det något du använder än idag och vad tar du för det?
    //
    Joakim

    Svara

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *