Format P – Webb- och grafisk design

Att hitta rutiner och ett bra arbetssätt

Jag är onekligen en vän av ordning och reda, trots att jag som andra har det stökigt på mitt arbetsbord då och då. Det blir också allt viktigare med ordning och kontroll, när man får fler och fler kunder och projekt att hålla reda på.

Att hitta rutiner och arbetssätt som gör att det går lättare och smidigare är en sak jag ägnar ganska mycket tid och tankar åt. Trots att jag driver en småskalig verksamhet så är det viktigt för mig att det går lätt när jag arbetar.

Struktur

I min lilla verksamhet har jag inget behov av stort utrymme. Jag klarar mig bra med ett skrivbord där min datorutrusning ryms, lite förvaring och några få pärmar. Det brukar inte vara några större problem att hålla ordning där och låta var sak ha sin plats.

För mig handlar struktur mest om att snabbt kunna hitta det jag letar efter. En logisk och smart struktur på min externa projektdisk är ett måste. Där finns t.ex. kundwebbarna ordnade i en mapp, trycksaksprojekt i en annan, samt diverse grafiskt material till nya projekt.

Jag flyttar ofta runt filer och mappar, rensar bort inaktuellt och hittar nya sätt att göra det enklare för mig. Tidigare har jag t.ex. haft en fullständig WordPress-installation i varje kundmapp, men vid senaste rensningen beslöt jag att det inte alls är nödvändigt. Nu har jag en grundare struktur med enbart tema-mapp, vilket besparar mig några klick.

Att det är samma struktur i alla kundmappar och att samma saker har samma namn underlättar också att veta var jag hittar vad.

Dokumentera

Att dokumentera varje projekt med anteckningar är något jag tillämpar allt mer. De gånger man ska ner och rota i kod man skrev för flera månader sedan, är det bra att ha anteckningar som beskriver hur det är uppbyggt, vilka tillägg webben använder m.m.

En enkel textfil (Info.txt) som ligger tillsammans med övriga filer i WordPress-temat är full tillräckligt. Faktum är att jag ofta använder min kodeditor (Crimson Editor) till enklare anteckningar, skisser och utkast. Det gör att jag fokuserar mer på innehållet när jag inte kan råka fastna i layout och utformning av en text.

Mallar och standardinfo

Till min hjälp har jag en uppsättning mallar för olika sorters dokument. Brevmallar, offertmallar, mallar för korr etc. Alla följer en enkel, men dock grafisk profil.

Jag har också standardinfo färdigskriven och sparad i PDF-format, för att snabbt kunna skicka svar på olika förfrågningar. Det rör sig om allt från information om priser och tjänster till hur WordPress fungerar.

Administration

Som egen företagare slipper man inte undan den rent företagsekonomiska administrationen. Att betala räkningar, fakturera och sköta bokföringen hör också det till de nödvändiga sysslorna.

I en egenhändigt designad Excel-mall har jag min kunddatabas, håller reda på beställningar och gör i ordning fakturor. Det här var en av de första sakerna jag började med när jag startade upp.

Jag ville skapa ett eget system som passade mig och mina behov och jag tycker den passar utmärkt för den lilla företagaren som bedriver eget i relativt liten skala.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *